Revisionssichere Archivierung Office 365

Verfahrensdokumentation: Erstellen Sie ein Dokument, das genau beschreibt, wie Ihr Archivierungsprozess abläuft. Ohne diese Dokumentation erkennt das Finanzamt das Archiv meist nicht an.

SharePoint bietet Versionierungen von Dokumenten an. Das ist ein guter Schutz gegen versehentliches Überschreiben.

Neuerdings bietet Microsoft die Option eines „regulatorischen Datensatzes“. Einmal als solcher gekennzeichnet, kann ein Dokument oder eine E-Mail von mehr gelöscht werden – nicht einmal vom globalen Administrator. Dies entspricht technisch dem WORM-Prinzip. revisionssichere archivierung office 365

Audit-Logs: Microsoft protokolliert sämtliche Aktivitäten. Wer hat wann welches Dokument geöffnet oder geändert? Diese Protokolle sind essenziell für die Nachvollziehbarkeit.

Dies ist das wichtigste Werkzeug. Administratoren können Richtlinien definieren, die Daten für einen festgelegten Zeitraum (z.B. 10 Jahre) „unlöschbar“ machen. Dies entspricht technisch dem WORM-Prinzip

Für Unternehmen, die auf Nummer sicher gehen wollen – insbesondere im Hinblick auf die GoBD und den Beweiswert vor Gericht – bleibt oft die Kombination aus Microsoft 365 und einer unabhängigen Archivsoftware oder einem Drittanbieter die Lösung der Wahl.

Ordnungsmäßigkeit: Alles muss nachvollziehbar dokumentiert sein. Viele Unternehmen gehen davon aus

Viele Unternehmen gehen davon aus, dass ein Microsoft 365 Abonnement automatisch die revisionssichere Archivierung mit abdeckt.